Workflow base
Questa modalità permette di caricare qualsiasi documento pdf e di aggiungere liberamente le attività e l’elenco dei firmatari creando il workflow di firma indipendentemente dal tipo di documento.
L’interfaccia per questa modalità è molto semplice e intuitiva, è possibile caricare contemporaneamente uno o più pdf, associare metadati diversi per ciascuno di essi e associare il nome al workflow che si sta caricando.
Nell’elenco delle funzionalità previste, è possibile associare le varie attività all’interno di un medesimo step svolgendole in parallelo, oppure creare diversi step in sequenza.
Inserimento allegati
Una delle possibili attività è quella di aggiungere documenti in formato pdf – png – jpg al pdf che dovrà essere firmato elettronicamente dagli utenti coinvolti nel workflow; nell’esempio di contratto che segue, dovrà essere selezionato l’utente che dovrà aggiungere tali documenti, l’utente ospite (guest) può essere selezionato da una rubrica interna a Cloud2Sign che permette di gestirne le informazioni tra cui la mail cui inviare l’invito per il completamento del workflow.
E’ possibile specificare i tipi di documenti che l’utente dovrà allegare oltre al numero minimo di documenti che dovranno essere allegati.
Campi firma
La definizione dei campi firma e relativi firmatari è molto semplice grazie all’interfaccia intuitiva di Cloud2Sign. Selezionando lo step di firma, viene visualizzata una preview del documento in lavorazione, ci si sposta all’interno di questo e con il mouse si disegna un rettangolo che diventerà campo firma, cliccando sul bottone verde di “conferma tratto” il campo sarà creato.
I firmatari potranno essere utenti ospiti o guest , le cui informazioni possono essere ricavate dalla rubrica interna a Cloud2Sign e il tipo di firma selezionato tra tutti quelli elencati e gestiti.
I firmatari possono essere utenti registrati per i quali sono già stati predefiniti i tipi di firma anche se è possibile modificarli o aggiungere funzioni tipo marca temporale per ciascuna firma.
La creazione dei campi firma prevede ulteriori funzionalità, come la possibilità di ripetere le stesse caratteristiche del campo firma su più pagine o addirittura su tutte le pagine del documento grazie al semplice uso del tasto “Strumento Ripeti”.
La figura riassume tutte le attività previste e associate al documento caricato e quindi al workflow creato
e inserito in Cloud2Sign